Datenschutzerklärung focusright gmbh
focusright · Februar 2024
1. Zweck der Datenschutzerklärung
Die focusright gmbh ist ein Beratungsunternehmen mit Sitz in Zürich, Schweiz.
Die Geschäftstätigkeit fokussiert sich auf die Schwerpunkte Verankerung und Umsetzung verantwortungsvoller Geschäftspraktiken und der menschenrechtlichen Sorgfalt in Unternehmensprozessen und Lieferketten von Unternehmen.
In dieser Datenschutzerklärung wird informiert, wie die focusright gmbh Personendaten erhebt und bearbeitet.
Unter Personendaten werden alle Angaben verstanden, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. Im Rahmen der Geschäftstätigkeit beschafft und sammelt die focusright gmbh Personendaten, insbesonders von Kund:innen, Geschäftspartner:innen, verbundene Personen, Websitebesucher:innen, Veranstaltungsteilnehmer:innen, Bewerber:innen. Das ist keine abschliessende Auflistung; allenfalls regeln andere Dokumente (z.B. allgemeine Geschäftsbedingungen, Teilnahmebedingungen, NDAs) spezifische Sachverhalte.
Wenn Personendaten anderer Personen (z.B. Mitarbeiter:innen oder sonstige verbundene Personen) zur Verfügung gestellt werden, geht die focusright gmbh davon aus, dass durch die Daten zur verfügungstellende Person sichergestellt ist, dass eine Befugnis zur Mitteilung (durch Einwilligung der betroffenen Person) sowie die Korrektheit der Daten vorliegt. Ausserdem wird davon ausgegangen, dass die betroffenen Personen Kenntnis der vorliegenden Datenschutzerklärung erhalten hat.
2. Verantwortlichkeit in der focusright gmbh
Für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Bearbeitungen ist datenschutzrechlich verantwortlich:
Geschäftsleitung
focusright gmbh
contact@focusright.ch
Zweierstrasse 35
8004 Zürich - CH
3. Grundsätze der Erhebung und Bearbeitung von Personendaten
Die focusright gmbh verwendet die erhobenen Personendaten in erster Linie, um Verträge mit Kund:innen und Geschäftspartner:innen abzuschliessen und abzuwickeln, somit hauptsächlich im Rahmen ihrer Haupttätigkeit und dem weiteren damit verbundenen Angebot. Wenn Personen oder Unternehmen Dienstleistungen in Anspruch nehmen, die Website benutzt wird oder in sonstiger Weise in Kontakt treten, können verschiedene Kategorien von Personendaten beschafft und bearbeitet werden.
3.1 Zweck der Datenbearbeitung
Grundsätzlich können Daten insbesondere zu folgenden Zwecken beschafft und bearbeitet werden:
◦ Kommunikation: Kundendaten werden bearbeitet, damit die focusright gmbh mit Personen wie z.B. Kund:innen oder Partner:innen kommunizieren kann (z.B. zur Beantwortung von Anfragen, im Rahmen der Beratung sowie Vertragsanbahnung oder -abwicklung). Bearbeitet werden können insb. die Inhalt der Kommunikation, Kontaktdaten, Randdaten sowie auch Bild- und Audioaufzeichnungen. Die focusright gmbh weist bei einer möglichen Bearbeitung zum Zweck der Kommunikation bei speziellen Formaten (z.B. bei Webinaren oder Schulungen) spezifisch darauf hin. Es besteht jederzeit die Möglichkeit als betroffene Person, eine Datenbearbeitung in Rahmen von Kommunikationsaktivitäten bei der verantwortlichen Stelle (siehe Kapitel 2) der focusright gmbh abzulehnen.
◦Anbahnung und Abschluss von Verträgen: Im Hinblick auf mögliche Vorbereitungshandlungen eines Vertragabschlusses und den effektiven Vertragsabschluss mit einer Person, deren Auftrag- oder Arbeitsgeber:in, können insbesondere Namen, Kontaktdaten, Vollmachten, Informationen über Dritte, Vertragsinhalte sowie weitere Daten beschafft und bearbeitet werden, welche zur Verfügung gestellt ond in sonstiger Weise (z.B. durch Dritte oder öffentliche Quellen) erhoben wurden.
◦ Verwaltung und Abwicklung von Verträgen: Zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten und zum Erbringen der versprochenen Leistungen gegenüber Kund:innen und anderen Geschäftspartner:innen können Personendaten beschafft und bearbeitet werden. Diese Daten können aus verschiedenen Quellen stammen wie aus zur Verfügung gestellten Daten von Kund:innen zur Sicherstellung der Leistungserfüllung, erstellte Daten im Rahmen der Projektarbeit sowie aus öffentlichen Quellen und von Drittpersonen. Beispiele können sein: Gesprächs- und Beratungsprotokolle, Notizen, interne oder externe Korrespondenz, Vertragsdokumente, etc. Zur Verfügung gestellt Daten von Geschäftspartner:innen zur Bearbeitung sind durch sogenannte “Confidentiality and Non-Disclosure Agreements” (kurz “NDAs”) abgedeckt und kann die focusright gmbh zu einer Reihe von vertraglichen Pflichten im Umgang mit Daten verpflichten.
◦Betrieb der Website und IT: Zur Sicherstellung eines sicheren und stabilen Betriebes der Website können technische Daten wie IP-Adresse, Angaben des Betriebssystems sowie Region, Zeitpunkt und Art der Nutzung erhoben werden, sowie Daten über Besucherverhalten und Präferenzen auf der Homepage zu Rückverfolgbarkeits- und Auswertungszwecken. Zur Sicherstellung einer angemessenen IT-Sicherheit und der damit verbundene Infrastruktur können Daten beschafft und bearbeitet werden, z.B. durch Überwachung und Kontrolle von elektronische Zugriffen auf IT-Systeme sowie System- und Fehlerprüfungen.
Zur Nutzung bestimmter Angebote und Dienstleistungen (Newsletter, Webinare, Seminare, etc.) muss eine Registrierung (direkt bei der focusright gmbh oder bei externen Dienstleister) vorgenommen werden, wobei die bekanntgegebenen Daten bearbeitet werden. Es ist möglich, dass weitere Datenerhebungen während der Benutzung der Angebote und Dienstleistungen durchgeführt wird.
◦ Stellenbewerbung: Wenn Personen sich für Stellen bei der focusright gmbh bewerben, werden entsprechenden Daten zur Prüfung der Bewerbung, zur Durchführung des Bewerbungsverfahren und bei erfolgreichen Bewerbung zur Vorbereitung und Abschluss eines Vertrages beschafft und bearbeitet. Neben Kontaktdaten und Angaben aus Kommunikation und Bewerbungsunterlagen können auch zusätzliche Daten aus berufsbezogenen sozialen Netzwerken, Internet, Medien und angegebene Referenzen bearbeitet werden.
◦ Weitere Zwecke: Zu weiteren Zwecken gehören z.B. Schulungs- und Ausbildungszwecke sowie administrative Zwecke. Die focusright gmbh kann zu Schulungs-, Beweis- und Qualitätssicherungszwecken Telefon- oder Videokonferenzen mithören oder aufzeichnen. In solchen Fällen wird gesondert darauf hingewiesen (z.B. durch eine Anzeige während der betreffenden Videokonferenz) und betroffenen Personen werden darauf hingewiesen, dass eine Mitteilung erforderlich ist, falls keine Aufzeichnung gewünscht oder die Kommunikation beendet werden soll. Ausserdem können Personendaten für die Organisation, die Durchführung und die Nachbereitung von Anlässen bearbeitet werden, wie insbesondere Teilnehmerlisten und Inhalte von Referaten und Diskussionen, aber auch Bild- und Audioaufnahmen, die während diesen Anlässen erstellt werden.
3.2 Rechtsgrundlage der Datenbearbeitung
Soweit eine Einwilligung zur Bearbeitung von Personaldaten für bestimmte Zwecke erteilt wurde (zum Beispiel durch eine Anmeldung zum Erhalt eines Newsletter), werden die Personendaten im Rahmen und gestützt auf diese Einwilligung bearbeitet, soweit keine andere Rechtsgrundlage vorliegt und eine solche benötigt wird. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, was jedoch keine Auswirkung auf bereits erfolgte Datenbearbeitungen hat – zur Durchführung eines Widerrufes können betroffenen Personen sich an die verantwortliche Stelle (siehe Kapitel 2) wenden.
3.3 Dauer der Aufbewahrung von Personendaten
Die focusright gmbh verarbeitet und speichert Personendaten, solange es für die Erfüllung ihrer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder sonst für die mit der Bearbeitung verfolgten Zwecke erforderlich ist, d.h. zum Beispiel für die Dauer der gesamten Geschäftsbeziehung sowie darüber hinaus gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Dabei ist es möglich, dass Personendaten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen die focusright gmbh geltend gemacht werden können und soweit die focusright gmbh anderweitig gesetzlich dazu verpflichtet ist oder berechtigte Geschäftsinteressen dies erfordern (z.B. für Beweis- und Dokumentationszwecke). Sobald Personendaten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, werden sie grundsätzlich und soweit möglich gelöscht oder anonymisiert. Für interne Aufarbeitungszwecke können Daten bis zur Beendigung des Zweckes aufbewahrt werden, anschliessend werden sie unwiderruflich gelöscht. Es muss dabei beachtet werden, dass der Zweck bestimmter Geschäftsbeziehungen sich auf mehrere Projekte und somit einen längeren Zeitraum beziehen kann.
3.4 Datensicherheit und Weitergabe
Die focusright gmbh trifft angemessene technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz von Personendaten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch wie etwa der Erlass von internen Weisungen zur Bearbeitung von Daten, Schulungen von Mitarbeiter:innen, bei Bedarf passende IT- und Netzwerksicherheitslösungen und allgemeine interne Kontrollen der Datenschutzsicherheit.
Grundsätzlich werden keine durch die focusright gmbh gesammelte Personendaten weitergegeben, solange kein expliziter Hinweis in dieser Datenschutzerklärung vorhanden ist. Sollte eine Weitergabe von gesammelten Daten nötig sein, werden die betroffenen Personen speziell darüber informiert und auf ihre Rechte hingewiesen.
3.5 Rechte der betroffenen Person
Personen, von welchen Personaldaten erhoben oder bearbeitet werden, haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, das Recht auf Einschränkung der Datenbearbeitung und das Recht auf Widerspruch gegen eine Datenbearbeitungen. Dies insbesondere unter Berücksichtigung berechtigter Interessen der Betroffenen an der Bearbeitung sowie auf Herausgabe gewisser Personendaten zwecks Übertragung an eine andere Stelle (sog. Datenportabilität).
Die focusright gmbh behält sich vor, allfällige gesetzlich Einschränkungen geltend zu machen und weist darauf hin, dass die Ausübung dieser Rechte im Konflikt zu vertraglichen Abmachungen stehen kann und dies Folgen wie z.B. vorzeitige Vertragsauflösung oder Kostenfolgen haben kann. Ausserdem gelten für die in diesem Abschnitt betroffenen Rechte bestimmte Voraussetzungen, Ausnahmen oder Einschränkungen (z.B. Schutz von Dritten, Geschäftsgeheimnissen oder aufgrund einer beruflichen Schweigepflicht). Entsprechend sind bestimmte Einschränkungen zur Aufbereitung der Daten bei Anfragen (Schwärzungen oder nur Auszüge) vorbehalten.
Die Ausübung solcher Rechte setzt voraus, dass die Identität eindeutig durch die betroffene Person nachgewiesen werden kann (z.B. durch eine Ausweiskopie). Zur Geltendmachung von Rechten wird an die in Kapitel 2 genannte Stelle verwiesen. Jede betroffene Person hat überdies das Recht, ihre Ansprüche gerichtlich durchzusetzen oder bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einzureichen. Die zuständige Datenschutzbehörde der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (http://www.edoeb.admin.ch).
4. Spezifische Datenerhebung durch die focusright gmbh
4.1 Homepage und Newsletter
Die focusright gmbh betreibt eine Homepage, auf welcher Daten von Besuchern erfasst werden können. Eine direkte Datenerfassung liegt z.B. vor, wenn sich Personen via Kontaktformular auf der Homepage an die focusright gmbh wenden. Die im Kontaktformular angegebenen Daten werden erfasst und bearbeitet. Um den auf unserer Website angebotenen Newsletter zu beziehen, können interessierte Personen sich über das Formular auf der Homepage anmelden. Die focusright gmbh verwendet die übertragenen Daten ausschliesslich für den Versand des Newsletters, der Informationen und Angebote enthalten kann. Die Homepage sowie der Newsletter-Service der focusright gmbh werden mithilfe des Anbieters Squarespace betrieben. Daten werden daher an Squarespace übermittelt. Dabei ist es Squarespace untersagt, Daten für andere Zwecke als den Versand des Newsletters zu nutzen. Eine Weitergabe oder ein Verkauf von Daten ist Squarespace nicht gestattet. Squarespace ist ein zertifizierter Anbieter von Newsletter-Software, der die Anforderungen der DSGVO und der Schweizer Datenschutzvorschriften erfüllt.
Die Einwilligung zur Speicherung der Daten und zur Nutzung für den Newsletter-Versand kann jederzeit widerrufen werden, zum Beispiel über den Abmelde-Link im Newsletter oder via Kontaktaufnahme mit der in Kapitel 2 benannten Stelle.
Für weitere Datenschutzhinweise wird auf die Datenschutzregelung von Squarespace verwiesen.
4.2 Social-Media
Die focusright gmbh betreibt auf sozialen Netzwerken sowie anderen von drittanbietenden Parteien betriebenen Plattformen Seiten und bearbeitet in diesem Zusammenhang Daten von Besuchern dieser Seiten. Daten werden dabei direkt von Besuchern (durch direkte Interaktion mit Inhalten der focusright gmbh) oder durch Drittparteien betriebenen Plattformen (z.B. Statistiken) übermittelt. Die Anbietenden der Plattformen können Besuchernutzungen analysieren und diese Daten im Rahmen ihrere eigenen Zwecke (z.B. Marktforschung oder Plattformverwaltung) bearbeiten. Die Plattformen handeln bei dieser Bearbeitung als eigene Verantwortliche und die focusright gmbh verweist für weitere Informationen zu solchen Datenbearbeitungen auf die entsprechenden Datenschutzerklärungen der jeweiligen Plattformen.
Die focusright gmbh benutzt die Plattform LinkedIn und verweist für weitere Informationen auf die Datenschutzerklärung von LinkedIn.
5. Änderungen
Diese Datenschutzerklärung kann jederzeit ohne Vorankündigung angepasst werden. Es gilt die jeweils aktuelle, auf dieser Website publizierte Fassung. Soweit die Datenschutzerklärung Teil einer vertraglichen Vereinbarung ist, wird die Vertragspartei im Falle einer Aktualisierung über die Änderung per E-Mail oder auf andere geeignete Weise informiert..